De quem é o dinheiro, afinal?

Por Jeferson Sena*

É muito comum ouvirmos a pergunta do título, de alguns empresários, quando estamos orientando-os para “não meterem a mão” no caixa da empresa. É claro que isso é mais comum entre micros e pequenas empresas, mas já nos deparamos com muitos empresários médios usando da prerrogativa de ser dono para retirar da empresa mais do que deve.

O erro mais comum em administração das finanças empresariais é a confusão entre o caixa da empresa e o bolso do seu dono. Isso ocorre, principalmente, quando a empresa tem um único dono ou quando tem um sócio com muito poder e capital que se sobrepõe aos demais[1].

É bem possível que a grande maioria já tenha visto uma situação corriqueira, onde o dono leva todas as suas contas pessoais para a empresa pagar ou pior, leva o talão de cheques da empresa no bolso como se fosse de sua conta pessoal. Qualquer empresário que deseja alcançar o sucesso e transformar sua empresa numa organização duradoura e capaz de competir em novos mercados precisa aprender, desde cedo, que ele e a empresa são pessoas distintas. O dinheiro que está no caixa ao final de cada período (dia, mês ou ano) não é, de fato, o lucro a que o empresário tem direito. As sobras do caixa, em sua maioria, já têm outros donos: são dos fornecedores que venderam com prazo, dos empregados que estão trabalhando, dos fiscos que vão buscar os impostos e da própria empresa que precisa de investimentos para crescer e desenvolver-se.

Mesmo que a empresa tenha sido muito bem planejada antes de ser criada, raramente os donos podem contar com lucros nos primeiros anos de sua existência. O que é preciso fazer, logo de cara, é estabelecer um valor mensal que será retirado por cada sócio: o pró-labore[2]. Esse valor é componente de custo e não representa parcela do lucro da empresa a que os sócios fazem jus. É a retribuição ao trabalho do sócio para a empresa. Isso significa dizer que se existem sócios que não trabalham no negócio, estes não tem direito ao pró-labore, somente as parcelas dos lucros que lhe couberem.

Essa “bagunça” que fazem sobre o destino do dinheiro que sobra no caixa pode ser organizada com uma medida básica em administração financeira: estabelecer um planejamento dos gastos da empresa. Tal planejamento deverá usar duas ferramentas básicas: um orçamento de tudo que se pretende gastar e um controle sobre os compromissos efetivos da empresa.

O orçamento funciona como uma previsão do que devemos arrecadar e com o que iremos gastar o valor arrecadado. Não precisa ser exato, mas deve refletir, pelo menos, os valores mais significativos para o empreendimento. Deve ser revisto e ajustado periodicamente, com base na experiência e circunstâncias vividas.

Quando uma previsão de gasto vira um compromisso, esse deve ser acompanhado até a sua liquidação. O controle sobre os compromissos é representado pelos conhecidos setores de contas a pagar e receber. Nas pequenas empresas esses setores são duas “pastinhas” uma que contem os documentos para cobrarmos de quem nos deve e outra com os documentos (ou uma lembrança) do que temos de pagar.

Bem, nessa altura você pode estar pensando que o texto lhe parece muito bobo. Isso pode ocorrer por dois motivos: i) sua empresa já funciona de forma organizada e esses cuidados já são parte da alma dela; ii) você acha que isso tudo é só burocracia.

Para os primeiros, parabéns! Para os do segundo caso pensem um pouco sobre as seguintes questões:

• Alguma vez já ficou sem receber uma conta de algum cliente?
• Já pagou juros porque esqueceu de pagar um fornecedor?
• Já estourou a conta do banco porque não previu alguma despesa importante?
• Já pagou uma conta duas vezes porque não sabia onde estava o comprovante?
• Algum cliente já reclamou porque recebeu uma cobrança indevida?
  
  Sim para qualquer das questões pode significar que um controle simples pode ajudar muito a administração financeira de sua empresa. Mãos à obra! Vamos construir esse controle e fazer sua empresa prosperar mais.
  
  Bons resultados!
  
  Dúvidas? Perguntas? Sugestões? Críticas? Por favor, escreva para:
  jefersonsena5@gmail.com

* Jeferson Sena é administrador, professor universitário e estudioso das áreas de planejamento estratégico, organização empresarial, terceirização de serviços, formação de preços e controle de custos de serviços. Atua desde 1988 na indústria de tecnologia da informação, nas áreas de gestão empresarial e marketing.

[1] Existem muitas “sociedades de conveniência”, onde o dono do negócio cede ínfimas parcelas de capital para pessoas importantes da organização com vista a reduzir encargos e valorizar as pessoas.

[2] Pró-labore – valor mensal pago aos sócios-gerentes ou executivos de uma empresa.